Motivationsschreiben erstellen
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Mehr erfahren!Warum ein gutes Motivationsschreiben als Office Manager/in entscheidend ist
Im Office Management zählt nicht nur, wie du täglich Prozesse optimierst, sondern auch, wie du dich schriftlich präsentierst. Viele Office Manager/-innen unterschätzen das Motivationsschreiben und senden ein generisches Anschreiben ab, das überall hätte passen können. Dabei ist gerade in diesem Beruf die schriftliche Bewerbung deine erste Chance, Organisationstalent, Effizienz und Verlässlichkeit zu demonstrieren.
In der Schweiz wird das Motivationsschreiben oft auch als Bewerbungsschreiben bezeichnet. Es ist die erste Seite deiner Bewerbung und bringt deine Qualifikationen, Erfolge und Motivation auf den Punkt. Ergänzend dazu präsentiert ein gut aufgebauter Lebenslauf deine gesamte berufliche Laufbahn.
Geschäftsführer und HR-Verantwortliche erwarten in deinem Motivationsschreiben vier zentrale Dinge: erstens deine Fähigkeit, die gesamte Büroinfrastruktur und Prozesse zu koordinieren; zweitens konkrete messbare Erfolge wie Kostenreduktionen, Implementierungen oder Standortwechsel; drittens dein Verständnis für digitale Tools und Systeme, denn modernes Office Management ist ohne MS 365 und digitale Besucherverwaltung undenkbar; und viertens echtes Interesse am Unternehmen und dessen Workplace-Konzept, denn generische Bewerbungen fallen sofort auf.
In diesem Artikel zeigen wir dir ein vollständiges Motivationsschreiben einer fiktiven Office Managerin mit fünf Jahren Erfahrung, erklären den Aufbau Schritt für Schritt, nennen die wichtigsten Skills und zeigen dir die häufigsten Fehler, damit dein nächstes Motivationsschreiben überzeugt.
Motivationsschreiben Beispiel Office Manager/in
Im folgenden Beispiel siehst du ein vollständiges Motivationsschreiben einer Office Managerin, die sich auf eine Position als Office Manager/in bei Zurich Insurance bewirbt. Das Schreiben kombiniert Firmenbezug, konkrete Zahlen und messbare Erfolge, genau das, worauf Geschäftsführer und HR-Verantwortliche achten.
Nina Gerber
Birmensdorferstrasse 42
8004 Zürich
079 234 56 78
nina.gerber@email.ch
Zurich Insurance Group
Herr Thomas Brunner
Mythenquai 2
8002 Zürich
Zürich, 27. März 2026
Bewerbung als Office Manager/in (m/w/d) 80–100 % – Ref. 2026-ZI-0412
Sehr geehrter Herr Brunner
Die Art, wie Zurich Insurance am Mythenquai moderne Arbeitswelten mit einer offenen Unternehmenskultur verbindet, hat mich überzeugt. Als Office Managerin mit fünf Jahren Erfahrung möchte ich diese Arbeitsumgebung operativ mitgestalten.
In meiner aktuellen Rolle als Office Coordinator bei Swisscom AG Zürich unterstütze ich 45 Mitarbeitende an drei Standorten und verantworte die gesamte Büroinfrastruktur von der Materialwirtschaft bis zum Empfangsbereich. Durch die Neuverhandlung von Lieferantenverträgen und die Optimierung der Materialbeschaffung konnte ich die Bürokosten um 12 % senken, was einer jährlichen Einsparung von CHF 48'000 entspricht. Parallel habe ich zwei Standortwechsel für insgesamt 120 Mitarbeitende koordiniert, inklusive IT-Infrastruktur, Mobiliar und Umzugslogistik, jeweils termingerecht und innerhalb des Budgets. Ein Highlight war die Implementierung eines digitalen Besuchermanagementsystems, das die Wartezeiten an der Rezeption um 60 % reduziert hat. Zuvor war ich Team-Assistentin bei PwC Schweiz Zürich und bin mit Reisemanagement, Spesenabrechnung und Eventplanung vertraut.
Besonders reizt mich bei Zurich Insurance die Möglichkeit, das Office Management in einem internationalen Konzernumfeld weiterzuentwickeln und moderne Workplace-Konzepte umzusetzen. Mein Kauffrau-EFZ-Diplom, die laufende Weiterbildung zur Organisatorin mit eidg. Fachausweis und meine Kompetenz in MS 365, SAP Ariba und digitalen Besucherverwaltungssystemen bilden das fachliche Fundament, während mein Organisationstalent und meine Serviceorientierung die operative Stärke sichern.
Gerne zeige ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie ich Ihr Office Management auf das nächste Level bringen kann. Ab dem 1. September 2026 stehe ich Ihnen vollumfänglich zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
Nina Gerber
Dieses Beispiel basiert auf einer fiktiven Person, folgt aber exakt den Erwartungen, die wir in hunderten Schweizer Stelleninseraten für Office Manager/in analysiert haben.
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Aufbau eines Motivationsschreibens als Office Manager/in
Ein überzeugend geschriebenes Motivationsschreiben für den Beruf Office Manager/in folgt einem klaren Aufbau: Briefkopf, Empfängeradresse, Ort und Datum, prägnante Betreffzeile, formale Anrede, drei bis vier informative Absätze und eine selbstbewusste Schlussformel. Wir zeigen dir, worauf es bei jedem dieser Abschnitte ankommt.
Briefkopf, Betreff & Anrede
Dein Motivationsschreiben beginnt mit deinem vollständigen Namen und deiner Kontaktadresse (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) oben links. In der Schweiz führst du auch deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse auf, damit der HR-Verantwortliche oder der Geschäftsführer dich einfach erreichen kann. Dann folgt die Empfängeradresse des Unternehmens mit Name und Titel des Ansprechpartners. Der Betreff beschreibt knapp die Position, auf die du dich bewirbst, am besten mit der Referenznummer aus dem Inserat.
✗ Schwach
«Sehr geehrte Damen und Herren»
Generisch und austauschbar. Signalisiert: «Ich habe mir nicht die Mühe gemacht, den Kontakt zu finden.»
✓ Stark
«Sehr geehrter Herr Brunner»
Persönliche Anrede zeigt, dass du recherchiert hast. Wirkt professionell und engagiert.
Einleitung: der erste Satz entscheidet
Die Einleitung ist deine erste Chance, das Interesse zu wecken. Du hast drei bewährte Strategien: Erstens den KPI-Einstieg mit einer messbaren Leistung (z. B. «In meiner aktuellen Rolle unterstütze ich 45 Mitarbeitende und verantworte Bürokosten von über CHF 400'000 jährlich»). Zweitens den Firmenbezug mit Bezug zur Workplace-Philosophie oder aktuellen Transformationsprojekten (z. B. «Die moderne Arbeitskultur bei Zurich Insurance am Mythenquai hat mich überzeugt»). Drittens einen Bezug zu deinen Fachkenntnissen in digitalen Tools und Effizienzoptimierung. In der Schweiz ist der Firmenbezug besonders wichtig.
✗ Schwach
«Hiermit bewerbe ich mich auf die ausgeschriebene Stelle als Office Managerin. Ich habe Ihr Inserat auf jobs.ch gesehen und möchte mich bewerben.»
Floskel-Einstieg ohne Mehrwert, kein Firmenbezug, keine Differenzierung. Landet auf dem Stapel.
✓ Stark
«Die Art, wie Zurich Insurance am Mythenquai moderne Arbeitswelten mit einer offenen Unternehmenskultur verbindet, hat mich überzeugt. Als Office Managerin mit fünf Jahren Erfahrung möchte ich diese Arbeitsumgebung operativ mitgestalten.»
Konkreter Firmenbezug, echtes Interesse am Unternehmen, selbstbewusster Ton. Weckt sofort Interesse.
Schweizer Besonderheit: Firmenbezug ist Pflicht
Schweizer Arbeitgeber erwarten, dass du dich mit ihrem Unternehmen auseinandergesetzt hast. Generische Bewerbungen fallen sofort auf und werden oft aussortiert. Erwähne spezifische Aspekte: das Workplace-Konzept, aktuelle Transformationsprojekte oder die Unternehmenskultur. Das zeigt echtes Interesse.
Hauptteil: Qualifikationen, Erfolge & Motivation
Der Hauptteil ist das Herzstück deines Motivationsschreibens. Hier zeigst du, was du kannst, was du erreicht hast und warum genau dieses Unternehmen zu dir passt. Wichtig: Erzähle nicht deinen Lebenslauf nach. Wähle stattdessen zwei bis drei Highlights, die direkt auf die Anforderungen der Stelle einzahlen.
Verwende die XYZ-Formel, um deine Erfolge greifbar zu machen: «Ich habe X erreicht, gemessen an Y, durch Z.» Im Office Management bedeutet das konkret: Nenne Bürokosten-Einsparungen, Mitarbeiterzahl, Standortwechsel, Tool-Implementierungen oder Events. Schweizer Arbeitgeber schätzen dabei einen sachlich-bescheidenen Ton. Fakten sprechen lassen, nicht übertreiben.
Vergiss den Firmenbezug nicht: Zeige, dass du dich mit dem Unternehmen, seiner Workplace-Philosophie und seinen Anforderungen auseinandergesetzt hast. Das unterscheidet ein starkes Motivationsschreiben von einer Massenware.
Profi-Tipp
XYZ-Formel für Office Management
«Erreichte [X], gemessen durch [Y], indem ich [Z] umgesetzt habe.»
✗ Schwach
Ich war für die Büroorganisation und Bestellungen zuständig.
✓ Stark
Bürokosten um 12 % gesenkt durch Neuverhandlung von Lieferantenverträgen und Optimierung der Materialbeschaffung bei einem Betreuungsumfang von 45 Mitarbeitenden an drei Standorten.
Fünf Formulierungen, die im Hauptteil überzeugen:
Volumen und Verantwortung
«In meiner Rolle als Office Coordinator unterstütze ich 45 Mitarbeitende an drei Standorten und verantworte die gesamte Büroinfrastruktur von der Materialwirtschaft bis zum Empfangsbereich.»
Messbare Ergebnisse
«Durch die Neuverhandlung von Lieferantenverträgen und die Optimierung der Materialbeschaffung konnte ich die Bürokosten um 12 % senken, was einer jährlichen Einsparung von CHF 48'000 entspricht.»
Projektmanagement
«Ich habe zwei Standortwechsel für insgesamt 120 Mitarbeitende koordiniert, inklusive IT-Infrastruktur, Mobiliar und Umzugslogistik, jeweils termingerecht und innerhalb des Budgets.»
Frühere Erfahrung
«Bei PwC Schweiz war ich als Team-Assistentin für drei Partner und deren Teams verantwortlich und habe Reisemanagement, Spesenabrechnung und Eventplanung eigenständig geführt.»
Firmenbezug
«Besonders reizt mich bei Zurich Insurance die Möglichkeit, das Office Management in einem internationalen Konzernumfeld weiterzuentwickeln und moderne Workplace-Konzepte umzusetzen.»
Auch ohne direkte Erfahrung als Office Manager/in?
Auch wenn du noch nicht in einer Office Manager/in-Rolle gearbeitet hast, kannst du dein Motivationsschreiben überzeugend schreiben. Fokussiere auf übertragbare Skills aus Empfang, Detailhandel, Assistenzrollen oder Verwaltung. Nenne relevante Ausbildungen wie die Bürofachfrau/-mann EFZ, Kurse von KV Schweiz oder Weiterbildungen im Bereich Facility Management. Mache deine Lernbereitschaft mit konkreten Beispielen sichtbar: «In meiner Tätigkeit als Empfangsmitarbeiterin habe ich täglich 80 Besucherinnen und Besucher betreut, Termine koordiniert und den Empfangsbereich eigenverantwortlich geführt.»
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Erfahre Schritt für Schritt, wie du ein professionelles Motivationsschreiben für den Schweizer Arbeitsmarkt aufbaust, mit Tipps, Struktur und Beispielen.
Motivationsschreiben erstellenSchluss & Call-to-Action
Der Schluss deines Motivationsschreibens sollte selbstbewusst und entscheidungsfreudig wirken. Vermeide den Konjunktiv («Ich würde mich freuen...»), denn das wirkt unsicher. Nutze stattdessen aktive Formulierungen und nenne konkrete nächste Schritte. Nenne auch deine Verfügbarkeit konkret und beweise damit Verlässlichkeit.
✗ Schwach
«Ich würde mich über eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch sehr freuen und hoffe, von Ihnen zu hören.»
Konjunktiv («würde»), passiv, unsicher. Klingt nach Bittstellung statt nach Überzeugung.
✓ Stark
«Gerne zeige ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie ich Ihr Office Management auf das nächste Level bringen kann. Ab dem 1. September 2026 stehe ich Ihnen vollumfänglich zur Verfügung.»
Aktive Formulierung, konkretes Angebot, Verfügbarkeit genannt. Professionell und einladend.
Welche Skills gehören ins Motivationsschreiben als Office Manager/in?
Ein starkes Motivationsschreiben zeigt sowohl Hard Skills (fachliche Fähigkeiten) als auch Soft Skills (persönliche Eigenschaften). Hier sind die wichtigsten für Office Manager/-innen:
Büroorganisation & Facility Management
Hard Skills
- Raumplanung, Materialwirtschaft, Lieferantenmanagement
- Empfangs- und Besuchermanagement
- Arbeitsplatzgestaltung und Ergonomie
Digitale Tools & Systeme
Hard Skills
- MS 365 (Teams, SharePoint, Outlook)
- SAP Ariba und Bestellwesen
- Digitale Besucherverwaltung und Zutrittssysteme
Budgetverantwortung & Beschaffung
Hard Skills
- Office-Budget-Planung und -Kontrolle
- Lieferantenverhandlung und Vertragsmanagement
- Kostenoptimierung und Einsparanalysen
Eventkoordination & Reisemanagement
Hard Skills
- Planung interner Events und Teamanlässe
- Reisebuchungen und Spesenabrechnung
- Koordination externer Dienstleister
Organisationstalent & Multitasking
Soft Skills
- Mehrere Projekte parallel steuern
- Prioritäten setzen unter Zeitdruck
- Überblick über komplexe Abläufe behalten
Kommunikation & Serviceorientierung
Soft Skills
- Schnittstelle zwischen Teams und Management
- Diskrete und professionelle Korrespondenz
- Proaktive Problemlösung
Zeigen statt behaupten
Schreibe nicht «Ich bin organisiert und multitaskingfähig». Schreibe stattdessen: «Durch die Neuverhandlung von Lieferantenverträgen und die Optimierung der Materialbeschaffung konnte ich die Bürokosten um 12 % senken und gleichzeitig zwei Standortwechsel für 120 Mitarbeitende termingerecht koordinieren.» So wird der Skill sichtbar, ohne dass du ihn als Schlagwort nennen musst.
Do's & Don'ts: häufige Fehler vermeiden
Die folgenden Tipps basieren auf der Analyse von über 150 Schweizer Stelleninseraten für Office Manager/in und dem Feedback von Geschäftsführern und HR-Verantwortlichen.
✓ Do's
- ✓ Konkrete Zahlen nennen Bürokosten, Mitarbeiterzahl, Standorte, Eventgrössen
- ✓ Firmenbezug herstellen Workplace-Konzept, Unternehmenskultur oder aktuelle Projekte erwähnen
- ✓ Schweizer Rechtschreibung «ss» statt «ß», «Grüsse» statt «Grüsse»
- ✓ Persönliche Anrede Name des HR-Verantwortlichen oder Office Leads recherchieren
- ✓ Max. 1 A4-Seite ca. 300 bis 400 Wörter. Im Office Management zählt Effizienz
- ✓ Tools und Systeme nennen MS 365, SAP, digitale Besucherverwaltung zeigen Kompetenz
✗ Don'ts
- ✗ Lebenslauf nacherzählen das Motivationsschreiben ergänzt, es wiederholt nicht
- ✗ Generisches Schreiben ohne Bezug zum Unternehmen verschicken
- ✗ Nur Aufgaben beschreiben «zuständig für das Büro» statt Ergebnisse zeigen
- ✗ Floskeln als Einstieg «Hiermit bewerbe ich mich...»
- ✗ Konjunktiv im Schluss «Ich würde mich freuen...» wirkt unsicher
- ✗ Übertriebene Selbstdarstellung in der Schweiz besonders negativ
Fazit & nächste Schritte
Ein überzeugend geschriebenes Motivationsschreiben als Office Manager/in ist deine erste Chance, Organisationstalent, Effizienz und Verlässlichkeit zu zeigen. Der Schlüssel liegt in drei Dingen: Erstens Firmenbezug mit echtem Interesse am Unternehmen und dessen Workplace-Konzept. Zweitens konkrete Zahlen und messbare Erfolge, die zeigen, dass du nicht nur administrative Aufgaben erledigst, sondern auch strategisch denken kannst. Drittens eine selbstbewusste, aktive Sprache ohne Floskeln und Konjunktiv. Mit der XYZ-Formel (Was hast du erreicht, gemessen woran, durch welche Massnahme) werden deine Erfahrungen automatisch überzeugend dargestellt.
Die nächsten Schritte: Erstelle dein Motivationsschreiben basierend auf dem Beispiel und Aufbau in diesem Artikel. Nutze gerne unsere Vorlagen für Office Manager/in als Inspirationen. Vergiss nicht, deinen Lebenslauf parallel zu aktualisieren, hier findest du Lebenslauf-Beispiele für Office Manager/in mit allen wichtigen Sektionen.
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Kostenlos registrierenHäufig gestellte Fragen
Wie lang sollte ein Motivationsschreiben als Office Manager/in sein?
Max. eine A4-Seite, ca. 300 bis 400 Wörter. Im Office Management wird Effizienz geschätzt. Alles darüber hinaus wird selten vollständig gelesen.
Was unterscheidet ein Motivationsschreiben im Office Management von anderen Berufen?
Du musst Organisationstalent und Effizienz zeigen, gleichzeitig aber konkrete Zahlen liefern: Mitarbeiterzahl, Bürokosten-Einsparungen, Standorte, Events, Tool-Implementierungen. Dein Schreiben beweist, dass du nicht nur organisieren, sondern auch wirtschaftlich denken kannst.
Brauche ich in der Schweiz ein Motivationsschreiben oder ein Anschreiben?
In der Schweiz werden «Motivationsschreiben» und «Bewerbungsschreiben» synonym verwendet. Es ist die erste Seite deiner Bewerbung und nicht die «Dritte Seite» wie in Deutschland.
Wie fange ich mein Motivationsschreiben als Office Manager/in an?
Starte mit einem konkreten Firmenbezug, einer Zahl oder einem Bezug zum Workplace-Konzept des Unternehmens. Zum Beispiel mit dem modernen Bürokonzept, einer aktuellen Transformation oder einem messbaren Ergebnis aus deiner bisherigen Arbeit. Vermeide Floskeln wie «Hiermit bewerbe ich mich».
Wie schliesse ich ein Motivationsschreiben ab?
Selbstbewusst und ohne Konjunktiv. Im Office Management kannst du einen konkreten Mehrwert anbieten, etwa die Optimierung bestehender Prozesse. Nenne deine Verfügbarkeit konkret.
Welche Erfolge sollte ich als Office Manager/in nennen?
Bürokosten-Einsparungen, Mitarbeiterzahl, Standortwechsel, Events, Tool-Implementierungen und Prozessoptimierungen, alles mit konkreten Zahlen. Nutze die XYZ-Formel: Was hast du erreicht, gemessen woran, durch welche Massnahme?
Wie schreibe ich ein Motivationsschreiben ohne Erfahrung im Office Management?
Fokussiere auf übertragbare Skills aus Empfang, Assistenzrollen oder Detailhandel. Zeige relevante Ausbildungen wie die Bürofachfrau/-mann EFZ oder Kurse von KV Schweiz und mache deine Lernbereitschaft durch konkrete Beispiele sichtbar.