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Mehr erfahren!Warum ein gutes Motivationsschreiben als Projektleiter/in entscheidend ist
In der Projektmanagement-Branche zählt nicht nur deine fachliche Kompetenz, sondern auch, wie du dich schriftlich präsentierst. Viele Projektleiter und Projektleiterinnen unterschätzen das Motivationsschreiben und senden ein generisches Anschreiben ab, das überall hätte passen können. Dabei ist gerade in diesem Beruf die schriftliche Bewerbung deine erste Chance, Führungskompetenz, strategisches Denken und Lieferfähigkeit zu demonstrieren.
In der Schweiz wird das Motivationsschreiben oft auch als Bewerbungsschreiben bezeichnet. Es ist die erste Seite deiner Bewerbung und bringt deine Qualifikationen, Erfolge und Motivation auf den Punkt. Ergänzend dazu präsentiert ein gut aufgebauter Lebenslauf deine gesamte berufliche Laufbahn.
Geschäftsführer und HR-Verantwortliche erwarten in deinem Motivationsschreiben vier zentrale Dinge: erstens deine nachgewiesene Führungskompetenz mit messbaren Ergebnissen (z. B. Termintreue, Budgetverantwortung, Teamgrösse); zweitens dein Methodenwissen (HERMES, PRINCE2, PMI, agile Ansätze, IPMA-Zertifizierungen); drittens deine Stakeholder-Management-Kompetenz über alle Hierarchieebenen hinweg; und viertens ein klarer Firmenbezug, der zeigt, dass du die strategischen Herausforderungen des Unternehmens verstanden hast.
In diesem Artikel zeigen wir dir ein vollständiges Motivationsschreiben eines fiktiven Projektleiters mit acht Jahren Erfahrung im Schweizer Infrastrukturbau, erklären den Aufbau Schritt für Schritt, nennen die wichtigsten Skills und zeigen dir die häufigsten Fehler, damit dein nächstes Motivationsschreiben überzeugt.
Motivationsschreiben Beispiel Projektleiter/in
Im folgenden Beispiel siehst du ein vollständiges Motivationsschreiben eines Projektleiters, der sich auf eine Position als Projektleiter Infrastruktur bei der SBB AG bewirbt. Das Schreiben kombiniert Firmenbezug, konkrete Zahlen und messbare Erfolge, genau das, worauf Unternehmen im Infrastruktur- und Projektmanagement achten.
Marco Bianchi
Bundesstrasse 22
6003 Luzern
078 634 91 20
marco.bianchi@email.ch
SBB AG
Frau Sandra Lehmann
HR Business Partner Infrastruktur
Hilfikerstrasse 1
3000 Bern 65
Luzern, 27. März 2026
Bewerbung als Projektleiter Infrastruktur (m/w/d) 100 % – Ref. 2026-SBB-0412
Sehr geehrte Frau Lehmann
Der geplante Ausbau des Lötschberg-Basistunnels zeigt, dass die SBB Infrastrukturprojekte mit höchster Komplexität vorantreibt. Als IPMA-Level-C-zertifizierter Projektleiter mit acht Jahren Erfahrung im Schweizer Infrastrukturbau möchte ich diese transformativen Projekte mitgestalten und Ihre Termintreue & Budgeteffizienz weiter optimieren.
In meiner aktuellen Rolle als Projektleiter Senior bei Implenia Schweiz AG leite ich gleichzeitig 12 Infrastrukturprojekte mit einem Gesamtbudget von CHF 45 Mio. (Einzelprojekte CHF 2,5 Mio. bis CHF 18 Mio.) und koordiniere interdisziplinäre Teams von bis zu 30 Personen. Über die letzten drei Jahre habe ich eine Termintreue von 94 % und eine durchschnittliche Budgetunterschreitung von 8 % erzielt, während die Stakeholder-Zufriedenheit bei 4,6 von 5 Sternen liegt. Durch die Einführung eines hybriden HERMES/Agile-Ansatzes konnte ich das Reporting-Aufwand um 30 % reduzieren und die Earned-Value-Analyse wöchentlich durchführen, was die Prognosegüte erheblich verbessert hat. Meine Zertifizierung in IPMA Level C, kombiniert mit Erfahrung in klassischen und agilen Methoden (Scrum, Kanban), ermöglicht mir, Projekte flexibel und zielgerichtet zu führen.
Besonders fasziniert mich an der SBB AG die Rolle bei der Gestaltung der Schweizer Mobilitätsinfrastruktur. Der geplante Ausbau sowie die Digitalisierungsstrategie der SBB Infrastruktur verbinden Komplexität, gesellschaftlichen Nutzen und Innovation. Mein eidg. Diplom FH in Bauingenieurwesen und der CAS Projektmanagement HSG bilden das fachliche Fundament, während meine Fähigkeit zur interdisziplinären Teamführung und Konfliktlösung unter Druck die operative Schlagkraft sichern.
Gerne zeige ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie ich die Termintreue und Budgeteffizienz Ihrer Infrastrukturprojekte weiter steigern kann. Ab dem 1. August 2026 stehe ich Ihnen vollumfänglich zur Verfügung.
Freundliche Grüsse
Marco Bianchi
Dieses Beispiel basiert auf einer fiktiven Person, folgt aber exakt den Erwartungen, die wir in hunderten Schweizer Stelleninseraten für Projektleiter/in analysiert haben.
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Aufbau eines Motivationsschreibens als Projektleiter/in
Ein überzeugend geschriebenes Motivationsschreiben für den Beruf Projektleiter/in folgt einem klaren Aufbau: Briefkopf, Empfängeradresse, Ort und Datum, prägnante Betreffzeile, formale Anrede, drei bis vier informative Absätze und eine selbstbewusste Schlussformel. Wir zeigen dir, worauf es bei jedem dieser Abschnitte ankommt.
Briefkopf, Betreff & Anrede
Dein Motivationsschreiben beginnt mit deinem vollständigen Namen und deiner Kontaktadresse (Strasse, Hausnummer, Postleitzahl, Ort) oben links. In der Schweiz führst du auch deine Telefonnummer und E-Mail-Adresse auf, damit der zuständige HR-Manager oder Projektmanagement-Leiter dich einfach erreichen kann. Dann folgt die Empfängeradresse des Unternehmens mit Name und Titel des Ansprechpartners. Der Betreff beschreibt knapp die Position, auf die du dich bewirbst, am besten mit der Referenznummer aus dem Inserat.
✗ Schwach
«Sehr geehrte Damen und Herren»
Generisch und austauschbar. Signalisiert: «Ich habe mir nicht die Mühe gemacht, den Kontakt zu finden.»
✓ Stark
«Sehr geehrte Frau Lehmann»
Persönliche Anrede zeigt, dass du recherchiert hast. Wirkt professionell und engagiert.
Einleitung: der erste Satz entscheidet
Die Einleitung ist deine erste Chance, das Interesse zu wecken. Du hast drei bewährte Strategien: Erstens den KPI-Einstieg mit einer messbaren Leistung (z. B. «In meiner aktuellen Rolle leite ich gleichzeitig 12 Infrastrukturprojekte mit einem Gesamtbudget von CHF 45 Mio.»). Zweitens das Firmenbezug mit einem konkreten Projekt oder einer Strategie des Unternehmens (z. B. «Der geplante Ausbau des Lötschberg-Basistunnels zeigt...»). Drittens die methodische Kompetenz mit Zertifizierungen und Frameworks (z. B. «Als IPMA-Level-C-zertifizierter Projektleiter mit acht Jahren Erfahrung»). In der Schweiz ist der Firmenbezug besonders wichtig.
✗ Schwach
«Hiermit bewerbe ich mich auf die ausgeschriebene Stelle als Projektleiter. Ich habe Ihr Inserat auf stepstone.ch gesehen und möchte mich bewerben.»
Floskel-Einstieg ohne Mehrwert, kein Firmenbezug, keine Differenzierung. Landet auf dem Stapel.
✓ Stark
«Der geplante Ausbau des Lötschberg-Basistunnels zeigt, dass die SBB Infrastrukturprojekte mit höchster Komplexität vorantreibt. Als IPMA-Level-C-zertifizierter Projektleiter mit acht Jahren Erfahrung im Schweizer Infrastrukturbau möchte ich diese transformativen Projekte mitgestalten.»
Konkreter Firmenbezug, echtes Interesse am Unternehmen, methodisches Profil. Weckt sofort Interesse.
Schweizer Besonderheit: Firmenbezug ist Pflicht
Schweizer Arbeitgeber erwarten, dass du dich mit ihren Projekten und ihrer Strategie auseinandergesetzt hast. Generische Bewerbungen fallen sofort auf und werden oft aussortiert. Erwähne ein laufendes Infrastrukturprojekt, die Transformationsstrategie oder ein messbares Ergebnis aus deiner Arbeit. Das zeigt echtes Interesse und strategisches Denken.
Hauptteil: Qualifikationen, Erfolge & Motivation
Der Hauptteil ist das Herzstück deines Motivationsschreibens. Hier zeigst du, was du kannst, was du erreicht hast und warum genau dieses Unternehmen zu dir passt. Wichtig: Erzähle nicht deinen Lebenslauf nach. Wähle stattdessen zwei bis drei Highlights, die direkt auf die Anforderungen der Stelle einzahlen.
Verwende die XYZ-Formel, um deine Erfolge greifbar zu machen: «Ich habe X erreicht, gemessen an Y, durch Z.» Im Projektmanagement bedeutet das konkret: Nenne Projektbudgets, Termintreue-Quoten, Teamgrössen, Kosteneinsparungen, Methoden-Implementierungen und Zertifizierungen. Schweizer Arbeitgeber schätzen dabei einen sachlich-bescheidenen Ton. Fakten sprechen lassen, nicht übertreiben.
Vergiss den Firmenbezug nicht: Zeige, dass du dich mit dem Unternehmen, seinen Projekten und seiner Transformationsstrategie auseinandergesetzt hast. Das unterscheidet ein starkes Motivationsschreiben von einer Massenware.
Profi-Tipp
XYZ-Formel für Projektmanagement
«Erreichte [X], gemessen durch [Y], indem ich [Z] umgesetzt habe.»
✗ Schwach
Ich war für die Projektleitung verantwortlich und habe verschiedene Projekte betreut.
✓ Stark
Termintreue von 94 % über 12 parallele Infrastrukturprojekte mit einem Gesamtbudget von CHF 45 Mio. erreicht durch die Einführung eines hybriden HERMES/Agile-Ansatzes und wöchentlicher Earned-Value-Analysen.
Fünf Formulierungen, die im Hauptteil überzeugen:
Volumen & Verantwortung
«In meiner aktuellen Rolle leite ich gleichzeitig 12 Infrastrukturprojekte mit einem Gesamtbudget von CHF 45 Mio. und koordiniere interdisziplinäre Teams von bis zu 30 Personen.»
Messbare Ergebnisse
«Durch die Einführung eines hybriden HERMES/Agile-Ansatzes konnte ich die Termintreue auf 94 % steigern und das Reporting-Aufwand um 30 % reduzieren.»
Budgetverantwortung
«Über die letzten drei Jahre habe ich eine durchschnittliche Budgetunterschreitung von 8 % erzielt, bei gleichbleibender Qualität und Termintreue.»
Stakeholder-Kompetenz
«Als Projektleiter präsentiere ich quartalsweise vor dem Steering Committee und verantworte die Kommunikation mit Bund, Kantonen und externen Partnern.»
Firmenbezug
«Der geplante Ausbau des Lötschberg-Basistunnels und die Digitalisierungsstrategie der SBB Infrastruktur faszinieren mich, weil sie Komplexität, gesellschaftlichen Nutzen und Innovation verbinden.»
Auch ohne direkte Erfahrung im Projektmanagement erfolgreich bewerben
Wenn du noch nie als Projektleiter/in gearbeitet hast, aber in diese Rolle wechseln möchtest, konzentriere dich auf übertragbare Fähigkeiten: Teamleitung aus anderen Funktionen, Koordinationsrollen in der IT, Consulting, Engineering oder technischen Projekten, temporäre Projektverantwortung oder Assistenzverhältnisse in Projektmanagement. Zeige, dass du Budget verantworten kannst, Menschen führen kannst und Ergebnisse lieferst.
Erwähne gezielt deine Ausbildungen: CAS Projektmanagement, IPMA Level D oder HERMES Foundation Certificate sind exzellente Einstiegssignale. Ein konkretes Beispiel: «In meiner Rolle als Teamleiter in der IT-Abteilung habe ich ein Budget von CHF 500'000 verantwortet, fünf Mitarbeitende geführt und die Migration auf ein neues ERP-System innerhalb von sechs Monaten termingerecht abgeschlossen. Diese Erfahrung hat meine Leidenschaft für strukturiertes Projektmanagement geweckt und mich dazu bewogen, den CAS Projektmanagement HSG zu absolvieren.»
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Motivationsschreiben erstellenSchluss & Call-to-Action
Der Schluss ist genauso wichtig wie die Einleitung. Hier zeigst du Selbstbewusstsein und konkrete Handlungsbereitschaft. Verzichte auf Konjunktivformeln wie «Ich würde mich freuen...» oder «Ich hoffe, von Ihnen zu hören...». Diese wirken unsicher. Stattdessen: Benenne einen konkreten Mehrwert, den du bringst, und nenne deine Verfügbarkeit.
✗ Schwach
«Ich würde mich über eine Einladung zu einem Vorstellungsgespräch sehr freuen und hoffe, von Ihnen zu hören.»
Konjunktiv wirkt unsicher. Keine konkreten Angebote. Zeigt mangelnde Handlungsbereitschaft.
✓ Stark
«Gerne zeige ich Ihnen in einem persönlichen Gespräch, wie ich die Termintreue und Budgeteffizienz Ihrer Infrastrukturprojekte weiter steigern kann. Ab dem 1. August 2026 stehe ich Ihnen vollumfänglich zur Verfügung.»
Aktiv, selbstbewusst, mit konkretdem Mehrwert und Verfügbarkeit. Weckt sofort Vertrauen.
Welche Skills gehören ins Motivationsschreiben als Projektleiter/in?
Ein starkes Motivationsschreiben zeigt sowohl Hard Skills als auch Soft Skills. Hier sind die wichtigsten Skills für Projektleiter und Projektleiterinnen, die du in deinem Motivationsschreiben hervorheben solltest:
Projektplanung & -steuerung
Hard Skill
- Meilensteinplanung und Terminmanagement
- Ressourcen- und Kapazitätsplanung
- Earned-Value-Analyse und Fortschrittskontrolle
Methoden & Frameworks
Hard Skill
- HERMES, PRINCE2, PMI, IPMA
- Agile und hybride Ansätze (Scrum, Kanban)
- Risikomanagement und Change Management
Budget & Controlling
Hard Skill
- Projektbudgetierung und Kostenverfolgung
- Investitionsanträge und Business Cases
- Abweichungsanalysen und Prognosen
Stakeholder-Management
Hard Skill
- Steering-Committee-Präsentationen
- Auftraggeber- und Lieferantenmanagement
- Interdisziplinäre Teamführung
Führung & Kommunikation
Soft Skill
- Teamführung ohne disziplinarische Weisungsbefugnis
- Konfliktlösung und Verhandlungsgeschick
- Klare Kommunikation auf allen Hierarchieebenen
Analytisches Denken & Resilienz
Soft Skill
- Komplexe Zusammenhänge strukturieren
- Entscheidungen unter Unsicherheit treffen
- Ruhe bewahren bei Eskalationen und Terminruck
Zeigen statt behaupten
Schreibe nicht «Ich bin ein guter Projektleiter und kann Budgets verwalten». Schreibe stattdessen: «Über die letzten drei Jahre habe ich eine Termintreue von 94 % und eine durchschnittliche Budgetunterschreitung von 8 % bei Projekten zwischen CHF 2,5 Mio. und CHF 18 Mio. erzielt, während die Stakeholder-Zufriedenheit bei 4,6 von 5 Sternen liegt.» So wird die Kompetenz sichtbar, ohne dass du Schlagwörter nennen musst.
Do's & Don'ts: häufige Fehler vermeiden
Die folgenden Tipps basieren auf der Analyse von über 150 Schweizer Stelleninseraten für Projektleiter/in. Sie zeigen die häufigsten Fehler und Best Practices:
✓ Do's
- ✓Konkrete Projektzahlen nennen — Budget, Teamgrösse, Termintreue, Methodik
- ✓Firmenbezug herstellen — Projekte, Strategie oder Transformationsvorhaben des Unternehmens erwähnen
- ✓Schweizer Rechtschreibung — «ss» statt «ß», «Grüsse» statt «Grüße»
- ✓Zertifizierungen erwähnen — IPMA, PMI, PRINCE2, HERMES oder SAFe
- ✓Max. 1 A4-Seite — ca. 300 bis 400 Wörter. Im Projektmanagement zählt Effizienz
- ✓Methodenmix zeigen — klassische und agile Ansätze kombinieren
✗ Don'ts
- ✗Lebenslauf nacherzählen — das Motivationsschreiben ergänzt, es wiederholt nicht
- ✗Generisches Schreiben — ohne Bezug zum Unternehmen oder dessen Projekte verschicken
- ✗Nur Aufgaben beschreiben — «zuständig für Projektleitung» statt Ergebnisse zeigen
- ✗Floskeln als Einstieg — «Hiermit bewerbe ich mich...»
- ✗Konjunktiv im Schluss — «Ich würde mich freuen...» wirkt unsicher
- ✗Übertriebene Selbstdarstellung — in der Schweiz besonders negativ
Fazit & nächste Schritte
Das Motivationsschreiben ist deine Chance, mit Authentizität, Fachkompetenz und Karrierevision zu überzeugen. Nutze die klare Struktur (Briefkopf, Einleitung, Hauptteil, Schluss), arbeite mit konkreten Erfolgszahlen und zeige einen echten Firmenbezug zu den strategischen Herausforderungen des Unternehmens. Wenn du alle Tipps in diesem Artikel umsetzt, wirst du merken, wie viel professioneller und überzeugender dein Schreiben wirkt.
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Kostenlos registrierenHäufig gestellte Fragen
Wie lang sollte ein Motivationsschreiben als Projektleiter/in sein?
Max. eine A4-Seite, ca. 300 bis 400 Wörter. Im Projektmanagement wird Effizienz geschätzt. Alles darüber hinaus wird selten vollständig gelesen.
Was unterscheidet ein Motivationsschreiben im Projektmanagement von anderen Berufen?
Du musst Führungskompetenz und Methodenwissen zeigen, gleichzeitig aber konkrete Zahlen liefern: Projektbudgets, Termintreue, Teamgrössen, Kosteneinsparungen. Dein Schreiben beweist, dass du nicht nur koordinieren, sondern auch strategisch planen und messbare Ergebnisse liefern kannst.
Brauche ich in der Schweiz ein Motivationsschreiben oder ein Anschreiben?
In der Schweiz werden «Motivationsschreiben» und «Bewerbungsschreiben» synonym verwendet. Es ist die erste Seite deiner Bewerbung und nicht die «Dritte Seite» wie in Deutschland.
Wie fange ich mein Motivationsschreiben als Projektleiter/in an?
Starte mit einem konkreten Firmenbezug, einer Zahl oder einem Bezug zu einem laufenden Projekt des Unternehmens. Zum Beispiel mit einem Grossprojekt, der Transformationsstrategie oder einem messbaren Ergebnis aus deiner bisherigen Arbeit. Vermeide Floskeln wie «Hiermit bewerbe ich mich».
Wie schliesse ich ein Motivationsschreiben ab?
Selbstbewusst und ohne Konjunktiv. Im Projektmanagement kannst du einen konkreten Mehrwert anbieten, etwa die Steigerung der Termintreue oder die Optimierung der Projektmethodik. Nenne deine Verfügbarkeit konkret.
Welche Erfolge sollte ich als Projektleiter/in nennen?
Projektbudgets, Termintreue-Quoten, Teamgrössen, Kosteneinsparungen, Methoden-Implementierungen und Zertifizierungen, alles mit konkreten Zahlen. Nutze die XYZ-Formel: Was hast du erreicht, gemessen woran, durch welche Massnahme?
Wie schreibe ich ein Motivationsschreiben ohne Erfahrung im Projektmanagement?
Fokussiere auf übertragbare Skills aus Teamleitung, Koordinationsrollen, Consulting oder technischen Funktionen. Zeige relevante Ausbildungen wie den CAS Projektmanagement, IPMA Level D oder HERMES Foundation und mache deine Lernbereitschaft durch konkrete Beispiele sichtbar.